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GENERALES
1. Esta política es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas vigentes.
2. Esta política será aplicada por las diferentes Tiendas PcSystem, así como el canal Cliente Corporativo y el Sitio Web pcsystemcolombia.com, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
3. Ésta política será modificada bajo aprobación de la Gerencia General.
4. El Director de Tiendas, así como el Controller de Tiendas, serán responsables de garantizar que ésta Política sea cumplida en los diferentes canales de atención PcSystem, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley.
5. A su vez, el Analista de Calidad, como Oficial de Tratamiento de Datos de Pc System Colombia. dará el soporte pertinente.
POLÍTICAS INTERNAS
1. INTRODUCCIÓN.
Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PcSystem. (En adelante, la Empresa), como propietaria de pcsystemcolombia, ha adoptado una política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados, o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
De esta manera, la Empresa manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía personal, comercial y laboral, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades, especialmente comerciales y laborales, bien sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la Empresa cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla, rectificarla y/o solicitar su supresión.
2. ¿QUIENES SOMOS?
PC SYSTEM, es una empresa con más de una década en el mercado santandereano, calificada y avalada por la gran cantidad de clientes que con los años hemos podido satisfacer a plenitud y nos han acompañado hasta el día de hoy.
PC SYSTEM ofrece soluciones tecnológicas que satisfacen las necesidades de nuestros clientes, basados en la experiencia y conocimientos de 14 años, donde la innovación y calidad es nuestro principal objetivo
PC SYSTEM fue creada con el objetivo de ser la mejor opción en el mercado, nos encontramos a la vanguardia de los cambios exigidos por el nuevo milenio, reflejado en nuestro 100% de efectividad.
3. Definicion
3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que la Empresa, o sus Encargados, lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del titular.
3.2. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato, generado por la Empresa, que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, en el cual se le comunica la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
3.3. Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
3.4. Dato Personal: Según la Ley Estatutaria 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3.5. Dato Público: Dato Personal calificado como público por la Ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
3.6. Dato Privado: Dato Personal que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular.
3.7. Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
3.8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3.9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En este caso, el Responsable del Tratamiento es la empresa PC SYSTEM.
3.10. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
3.11. Tratamiento: Operación, o conjunto de operaciones, sobre Datos Personales que realicen la Empresa, o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la Empresa, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4.TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales de clientes potenciales y finales, proveedores, contratistas y empleados, que en adelante se recojan, o que se encuentren en las bases de datos de la Empresa, serán tratados cumpliendo los parámetros establecidos en la Ley de Habeas Data, de conformidad con las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, y con las siguientes finalidades:
4.1. Clientes:
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y poscontractual, respecto de los productos ofrecidos por la Empresa, que haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana y/o extranjera, y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgos, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la Empresa, así como sus aliados comerciales.
• Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la Empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole. • Transferir los datos personales, dentro del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo comercial legal que así lo requiera.
• Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, prestaciones de servicio, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la Empresa.
• Para el envío y recepción de mercancías, o material publicitario, de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la Empresa.
• Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, así como delitos relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, y otros.
4.2. Proveedores y Contratistas:
• Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. • Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores y/o contratistas.
• Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores y/o contratistas.
• Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
• Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y/o contratistas.
• Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas.
• Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades, así como delitos relacionados con lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, y otros.
• Transferir los datos personales, dentro del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo comercial legal que así lo requiera.
4.3. Empleados y Exempleados:
• Gestión de personal, gestión de nómina, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal, formación de personal, y finalidades asociadas con la Gestión del Talento Humano.
• Transferir los datos personales, dentro del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo comercial legal que así lo requiera.
• Gestión de archivo histórico de exempleados.
• Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores y/o contratistas.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y, por tanto, el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
4.4. Tipo de datos personales objeto de tratamiento:
Para el desarrollo de sus actividades comerciales, operativas y laborales, la Empresa recolectará, previa autorización expresa, libre e informada, los datos personales de los titulares, de conformidad con los parámetros establecidos en la Ley de Habeas Data, de conformidad con las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012. Esta información recolectada incluirá:
• Nombres y apellidos.
• Documento de identificación (por lo general, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte).
• Dirección de domicilio.
• Número de teléfono (fijo y/o celular).
• Dirección de correo electrónico.
• Fecha de nacimiento (únicamente empleados y ex empleados).
• Datos relacionados con el medio de pago.
Los datos de los usuarios serán Tratados únicamente por la Empresa en las formas establecidas en esta Política. Se han tomado niveles de seguridad de protección de datos personales requeridos y restricciones de consulta a personal no autorizado, tanto dentro como fuera de las Tiendas y sedes de la Empresa, procurando mantener los medios y medidas técnicas al alcance de la Empresa, con el fin de evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos personales que sea facilitada, de conformidad con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
En ocasiones, puede suceder que en virtud de órdenes judiciales o de regulaciones legales, la Empresa deba revelar información a las autoridades o terceras partes. Los Titulares reconocen que su autorización no será necesaria, en virtud de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, cuando los datos personales sean requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
También reconocen los titulares que si la información es hackeada o interceptada por terceros no autorizados que quebranten las medidas de seguridad implementadas por La Empresa para proteger la información, ésta no responderá por esa revelación de información.
4.5. Prohibición:
Queda terminantemente prohibida la transmisión de datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados y exempleados de la Empresa a terceros fuera de la República de Colombia, salvo en los casos en los que autoridades internacionales los requieran, siempre que no sean contrarios a la Legislación Colombiana vigente.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de la Empresa, tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el Titular.
b) Solicitar prueba de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales otorgada a la Empresa, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por la Empresa, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Mediante reclamo presentado, conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento, siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de la Empresa, y de acuerdo con lo señalado en el numeral 7 de la presente Política.
f) Acceder en forma gratuita, al menos una vez al mes, a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento